开启效率新时代：2023 年工作管理指南

有效的工作场景核心在于沟通、协作及协调。在企业层面，您需要信息流转的无缝对接、顺畅交接，以及标准化流程，以便团队在更低的噪音、更高的生产力下进行工作调度。

不论您的运营模式是远程、混合或者全员在岗，工作管理方案均能实现上述目标。它助力组织对工作量获取全面视图，创建可复用的工作流程，可应用于各类项目，同时保存内容，协助跨功能团队保持协同。简单来说，工作管理平台就是对公司端到端操作的“单一信息”源。

什么是工作管理？

工作管理是一套系统，通过提供全方位可视性并促进协同合作，来简化个人、团队级别及项目基础任务。高效的工作管理系统能提升生产力，提高效率，达成业务目标。

工作管理是在组织层面进行，包括项目管理、资源管理、任务管理、时间管理及流程管理。可以将其视为一种对项目的超级版本。

换句话说，工作管理包含了成功项目的全部特性，但其作用范围是公司层面。理想情况下，您将有一套定制工具，比全能工具更深入，满足您的特定需求，并涵盖工作管理的每个元素：

项目管理是工作管理的重要部分，涉及项目经理对项目范围、团队、预算及交付物的跟踪。

资源管理涉及确定适合的人员进行适合的任务，全面了解他们的工作量，并进行防止过度分配和项目延期的排程。

时间管理帮助团队平衡工作量，保持计划进度，不疲劳地满足截止期限。最优的时间管理策略在保持团队成员工作与生活平衡的同时提升生产力。

报告涉及跟踪不同业务流程以衡量诸如生产力和效率等变量。这有助于领导者做出改进业务流程、保持竞争力的决策。

工作管理 vs. 项目管理

如果您认为工作管理和项目管理听起来很像，那是因为它们的流程相似，但规模却不同。项目管理生命周期包含规划、调度、执行及分析，以达成项目目标。工作管理生命周期遵循类似的流程，但其范围更广。它包括多个与战略业务优先级和长期目标相关的项目。此外，它包括组织内的所有团队，往往还包括外部利益相关者，且随着公司需求变化而持续演进的重复流程。

工作管理流程的阶段

工作管理流程包括若干阶段，每个阶段都有不同的目标并推动工作的进展。

工作识别

识别阶段的目的在于确定并记录需要完成的工作、完成工作的方式以及完成时间表。在此阶段，需要具体并详细列出工作内容。

比如说，一家公司确定下一季度需要进行一次营销活动。可能的任务包括博客文章、社交媒体文案、网络研讨会、bug 修复及产品功能上线，这些都是不同团队负责的项目。要开始这项工作，团队可以使用一个 Trello 看板，并根据活动的特定需求进行调整。在这个例子中，管理此项目的团队会创建并定制一个看板，用来管理信息，邀请同事，设定成员权限，并添加任务。

工作计划

在工作计划阶段，管理者需预测所需资源、项目时间表以及会完成最终交付物的小型交付物。

例如，一位市场营销经理将列出各种任务，将这些任务与相应的技能集进行匹配，并在下一个季度内确定在组织内具有所需技能集且时间可用的人员。假设他们需要文案、社交媒体专家、设计师、产品市场经理和开发人员，以覆盖所有活动交付物的需要。经理会根据可用的资源与活动需求进行配对。这将有助于管理者评估他们是否具备足够的内部人才，或者是否需要提升团队成员的技能，并考虑到其他也需要部分相同资源的项目。Confluence 的项目计划和项目海报模板可以作为这些关键项目信息的可靠来源。

工作调度

调度阶段为整个工作管理流程奠定基础。为了创建一个全面且不易于出错的时间表，管理者首先需要对未来几周甚至几个月有全面的理解。然后，最佳做法是在员工的时间表中预留缓冲，以便他们在需要病假或者留出时间进行休息、研究和学习时，仍能赶上任务进度。

例如，当安排设计师的工作时，经理可能会发现一个设计师已经被分配到另一个项目，另一个设计师在关键交付期间计划休假。调度阶段会提醒他们这种可能的冲突，因此他们可以提前从其他团队或者寻找独立合作伙伴来提供支持。

工作执行

执行阶段可能是工作管理过程中最长的阶段，也是行动启动的时刻。有了良好的工作管理流程，团队成员会发现按照计划执行任务并达到交付里程碑变得非常容易。在这个阶段，市场活动会开始，博客内容和社交媒体文案将按照固定节奏发布，产品 bug 会被修复并发布，新功能也在准备推出。

在这个阶段，团队合作至关重要，像 Jira Work Management 这样的工具可以帮助打破信息孤岛，保持团队在当前任务上的一致性。团队可以在 Jira Work Management 中使用时间线、列表、日历或看板视图来展示工作，以最适合他们和他们的利益相关者的方式，帮助所有人保持一致并按计划进行。

工作跟进

工作跟进阶段主要跟踪任务进度，对遇到的挑战进行头脑风暴，并传达任何延误信息。事情并不总是按计划进行。不良的计划、效率低下的调度、缺乏沟通和协作可能导致任务偏离轨道。跟进阶段让管理者有机会解决瓶颈、调整截止日期，并记录这些变化。

比如，新功能的发布出乎意料地延迟了，这可能影响到依赖关系。在拥有 Atlas 这样的工具的情况下，负责交付新功能的团队可以通过发布每周的项目更新，让利益相关者了解到任何进展的变化。

工作分析

工作分析阶段主要是参考文档以获得学习内容的阶段。工作分析提供了对阻碍和胜利的洞察，以便为问题提供解决方案，并为成功创造可复制的流程。

这是团队分析新产品功能发布延迟原因的阶段。是新的团队成员需要更完善的入职培训吗？开发人员是否被分派到了不同的项目？开发人员是否被提供了详尽的产品路线图？根据这些问题的答案，你可以提出解决方案，并将其应用于未来的工作管理场景。

为了进行全面的分析，你需要数据和报告功能，这些功能可以提供准确的洞察，帮助你理解工作的状态。像 Jira Work Management 这样的工具可以帮助平衡和控制团队工作负载，关注日视图，让你能够进行项目特定的报告。

Atlassian Together：综合性的工作管理工具套件

工作管理并非简单流程，但技术可以极大提升你的管理效率。而不是选择一个功能全面的工具，可能会让任务和细节陷入裂缝，你可以选择一个包含一套工具的工作管理平台，每个工具都有自己独特的优势。

Atlassian Together 就是这样一个平台，其中的工具覆盖了工作管理的各个方面：

通讯：使得组织内所有层级的团队成员能同步工作状态。使用 Atlas，你可以分享上下文，追踪目标，了解你正在与哪些团队成员合作，以及他们的任务是什么。

内容：为团队成员提供一个合作空间，他们可以在这里生成、保存和分享交付成果。通过 Confluence，你可以打破信息壁垒，促进知识分享和协作，加快工作进程。

协同：为团队成员、任务、工具提供一个“空间”，在此可以集结、分享可见度、迅速解决问题。借助 Trello，你可以使用看板、卡片、和列表来管理任务，轻松地对项目进行排序。

协调：让业务团队能够轻松地了解任务、截止日期和交付成果的全局视图。使用 Jira Work Management，业务团队可以获得定制的体验，创建和编辑任务，查看时间表和工作负载，跟踪工作状态。