Team Playbook | 专业人士的 5 个项目优先级管理经验

为团队的项目工作优先级排序可能是令人头疼的一件事。你必须考虑团队内部开展的工作，你还要权衡来自其他依赖团队的需求。

作为一家跨职能团队的网格型组织 - 许多人有内部和外部的客户 - 我们花了大量的时间，在白板上集体碰撞。今天，我们架构出这套由 R&D 领导们研发出来的优先级矩阵方法。但在此过程中，我们也学到五个值得分享的关于项目优先级决策的管理经验。

是的：通过“经验”我确实意味着“错误”。请继续阅读，尽量避免你的团队重沓覆辙。

经验一：我们相信数据

跨团队优先级排序一直都是一场摔跤，即使是在构建单一产品的团队中也常见。部分原因在于，从历史上看，排序主要基于直觉判断。这不仅导致了没完没了的讨论，而且意味着当最终达成共识时，它们会基于许多假设。（而且我们都知道当我们假设时，谁会是哪个不幸的…）

我们发现最好在会议前先做一些数据收集，然后才能确定优先事项，为季度（或年度）创建项目组合。我们需要解决的问题范围是什么？到目前为止，这些问题如何对客户和业务产生负面影响？解决它们有什么价值？

项目优先排序会始终基于一定程度的主观意见。但基于数据的主观意见可以帮助我们做更好的决策。

经验二：根据一致的标准确定工作的优先顺序

与基于直觉的优先排序类似，我们常常会成为群体思考的受害者。团队领导集中在会议室，头脑风暴能实现高级目标的想法是很常见的。然后，房间里的每个人将被分配五个“投票”机会。最受欢迎的想法将被优先考虑，其余的将被遗忘。

优先级排序不应该是人气竞赛。应该根据相同的标准，评估所有想法和项目。

避免那些华而不实的想法，请使用一套标准来衡量这些想法和任务的价值。首先列出你可能优化的所有因素（例如，时间、预算、潜在收入等），并确定哪些是绝对必须做的。然后用它们作为评估和优先考虑项的基础。

经验三：目标达成一致并坚持不变

开始优先级会议。每个人都谈论他们认为重要的事情，但你们并不是都朝着同一个方向前进。你们最终同意做的会远远超过实际能力。最终你拿着堆栈排列好的的积压列表走出会议室，但你仍然不能清楚地说明为什么这个项目会比那个项目增加更多的价值。

听起来熟悉吧！

解决方案很简单：事先就那些顶级目标达成一致，并坚持不变。如果一个项目与至少一个目标不一致，那么它将进入“不会做”象限。这样做还有一个附加值，了解团队的北极星目标可以帮助成员更轻松自主地在日常中做出决策。

！提示

Google 开创了一个框架，用于设置团队和部门级的目标，称为目标和关键结果（OKR）。

经验四：先单独头脑风暴，再团队一起协作

之前，季度优先级会议持续 3 个小时的情况并不少见。哎哟! 考虑到集团的最高目标，他们会集体讨论如何实现这一目标，并将这些想法放在优先位置。这是混乱和低效的，更多地基于主观意见而不是研究或数据。

现在我们分步骤来完成这部分。参与者提前单独把想法发送给同伴取得反馈。在优先级会议之前，对集团目标没有贡献的想法会被淘汰。有准备的会议平均会减少到 30 分钟。太好了！

经验五：优先级决策要考虑时间维度

当有这么多好主意浮出水面时，说“不”是很难的。我们过去常常会在积压会议中产生出很多项目 - 其中一些项目影响非常大，但并不是那么紧急。这给我们的团队带来了困惑，并最终令人沮丧。

我们学会了在特定时间范围内排列优先级。基于目标和能力排序的时候，“不” 意味着 “不是这个季度” 而不是“永远不会”。我们发现分配大约 50％ 的生产力去完成 “必须做”，25％ 分配给 “愿意做”的时候效果非常好。这让你有能力吸纳那些在季度中不可避免地被剔除，但受欢迎的想法。

帮助你成为优先级决策高手的方法

那么，归功于这些经过深思熟虑的经验，我们最终会从哪里开始呢？实际上，这里有一个非常棒的起点。感谢我们的项目经理和工程领导团队，我们融合了一种可以在团队或部门层面使用的决策分析方法。

所有团队领导需要在最大、最重要的集体目标上达成一致，然后在索引卡上写下他们所有的项目想法。然后根据项目的紧急程度以及预期影响程度将卡片放置在矩阵上。接下来，其他团队的项目需求以相同的方式放在矩阵上。最后，我们粗略地衡量每个方面所涉及的工作量，并在矩阵上定义区域，这些区域表示“必须做”，“愿意做” 和 “现在不做”。

在 Atlassian 这个方法仍处在初期，随着更多团队使用它，它可能会不断微调。但是，不要因为这个就限制了你的团队开始尝试它。也可以给我们提反馈！

除了优先级之外，还有更多的高级、长期计划。查看我们的运营计划工作坊，包括目标设定、计划传达等四大技巧。

运营规划流程

将战略转变为运营计划并不是把更多的事做对 - 而是要做更多对的事。 

这里有四个工作坊，将帮助你在制定缜密计划时，需要考虑的模式和方法，避免“分析瘫痪”。

优先级矩阵 - 实现团队项目的相对优先级可视化，还能与其他团队的需求进行比较，在资源固定的情况下，制定出利益最大化的季度和年度计划。

项目海报 - 帮助团队敏捷地找出解决问题的正确方法，定义项目范围，并指导工作。

OKR - 鼓励团队跨出“舒适区”，清除路径中的障碍。所有团队都可以开始 OKRs--而不仅仅是领导团队！

权衡滑块 - 每个项目都需要权衡利弊。早期的分析将帮助你了解正在考虑的所有因素的相对重要性。