如何应对认知超载对效率的威胁

在某些行业，保持一个整洁的工作空间是相当明确的——餐厅的厨房里没有成堆的脏锅碗瓢盆;一个没有钉子和废木的建筑工地。然而，对于知识工作者来说，保持我们的数字工作空间整洁就有点模糊不清了。就像拥有摆放整齐的餐具的厨师或拥有整齐工具皮带的承包商一样，知识工作者需要协调他们的软件工具以有效地完成他们的工作。

和很多人一样，我努力腾出时间来做这些维护工作，而且我一直在与堆积如山的浏览器标签、未读邮件和 Slack 通知作斗争。面对这种情况，我试着在脑海中记录哪些事情是重要的或紧急的，小心翼翼地在混乱中导航到我当时需要关注的事情上。不可避免地，我打开的浏览器标签比标签菜单栏所能容纳的要多(更不用说所有其他标签填充的窗口)。

为什么在日常工作中处理这些人工制品如此费力?为什么有时会觉得本应帮助我们保持井井有条的技术却让事情变得更糟？简而言之：认知超载。

认知负荷的三种类型

Sweller  的工作通常通过教学设计的视角来理解，重点关注如何最好地将信息传递给正在尝试学习的人。把你的记忆想象成一种有限的资源——如果你耗尽了你的记忆，你可能很难内化新知识（学习）和完成任务。因此，认知负荷理论可以应用于传入信息的数量或类型影响您的学习能力的情况—— Sweller  将这些信息分为三类，每类以不同的方式影响您的认知。

·       内在负荷是您尝试学习的信息的内在难度。本质上，越难理解，认知负担就越重。

·       外在负荷是由分散注意力或不相关的信息造成的，这些信息会挤掉你确实想要记忆的信息。当然，这也包括猫咪表情包，但是，不要低估与你无关的合法商务沟通的成本。

·       相关负荷——一种“好的”认知负荷——当我们的大脑在构建理解世界的模式或框架时就会积累起来，这反过来帮助我们知道未来在类似的情况下会期待什么。模式最终减轻了认知负荷的负担，所以相关负荷帮助我们内化数据，这些数据未来可能会对我们有帮助。

什么导致了认知超载？

不出所料，当我们的认知负荷（即那些内在复杂性和外在干扰类型）超过我们接受新信息的能力时，就会发生认知超载。现代、精通技术、信息饱和的知识工作者每天都面临来自多个方向的信息超载，通常来自我们完成工作所依赖的技术。

我认识的大多数知识工作者在任何一天都会打开几十个浏览器标签——我也不例外。我倾向于通过打开一个新标签来对通知做出反应，想“我稍后再处理”，然后发现自己想知道为什么我首先打开了某些东西，却忘记了哪些标签很重要，哪些是一时兴起打开的。这进一步促进了认知负荷循环。矛盾的是，所有这些标签让我们感觉一切都在掌控之中。我们高估了自己多任务处理的能力，这对我们的心智和效率造成了真正的损失。

众所周知，我们渴望通知——当我们获得新信息的“奖励”时，我们会受到多巴胺的刺激。我们确实沉迷于通知，我们低估了上下文切换的效率成本。

如何避免认知超载

当我们超负荷工作时，我们的效率就会降低。我们可能会寻找简单的、通常是低价值的任务，以保持“高效”。我们可能会发现自己陷入瘫痪，不知道从哪里开始。或者我们可能会在混乱的信息中不小心忽略一些重要或紧急的事情。就我个人而言，我觉得工作中最大的瓶颈之一是我处理和响应信息的能力。

这里有一些对抗认知超载的方法，一些久经考验的有效的技巧，还有一些可能是新的。找出最适合您的……

·       信息传递优化：信息传递应用程序对工作效率是好事也是坏事。在   Atlassian，我们使用  Slack，我发现实施一些针对该程序的基本的高效技巧，例如打盹通知和静音某些频道，可以在很大程度上保持我的认知流动性。

·       标签管理:毫无疑问，在一个浏览器窗口中打开太多的标签会严重破坏注意力。常识建议我们限制自己只打开几个标签页(甚至只有一个)。有些人非常信赖标签管理工具和扩展，但我认为它们会使问题恶化。

·       时间管理策略:互联网上有很多让事情井然有序的技巧和策略，比如精心整理的待办事项清单、番茄工作法和管理通知的新颖方法。有些比其他的更容易坚持——让谷歌成为你的指南，并找到一个适合你的策略。

·       批处理:由 Tim Ferriss  在他的书《每周工作四小时》中普及，批处理包括将相似的任务分组在一起，以找到一个高效的状态并尽量减少上下文切换——例如，专注于邮件，并且只处理周一下午3-4点的邮件。

·       引导你的能量流:不同的人在一天中会有不同的能量水平。有些人在早上精力最旺盛;另一些是在锻炼或散步后;还有一些是在晚上。无论你是哪种情况，安排好你的一天，让你的任务认知负荷与你的能量水平相匹配。

·       提前计划:   乔布斯每天穿同样的衣服——这少了一个需要做的决定，而释放了精力去做更重要的事情。你想的越少，你实际能做的就越多。简化你的衣柜是一回事，但这篇文章建议你用“操作手册”来组织你的一天: 估计任务需要多长时间并决定什么时候做；准备一份您要参考的页面或文件列表以完成任务；记下可以引导您完成任务的详细信息，以便您可以在预定的时间投入工作。

协作技术的未来

随着远程办公的兴起，我们越来越依赖协作软件。因为我在这个领域工作，我不禁想知道未来的软件将如何应对这些挑战:

·       如果我们的工具能够根据相关人员、评论线程中的评论数量或内容本身来判断通知的重要性或紧迫性，会怎么样呢?

·       我们怎样才能让人们更容易地分批使用他们的通知？我们是否可以为通知设定时间，使其与当前的任务相关，或者在工作中的一个自然断点发送通知（也许通过与我们的日历整合）？或者，我们是否可以按照他们需要的回应类型来对通知进行分组（例如，一个直接的问题，一个关于决定的讨论，或者只是一个仅供参考的通知）？

·       我们该如何利用用户数据来衡量认知负荷，并检测效率和幸福感何时面临受到影响的风险?我们能追踪我们的通知消耗或上下文切换的效率成本吗?我们能量化认知负荷对效率和幸福感的影响吗?

随时都有大量的信息涌向我们——以及使我们能够使用这些信息的技术——是一把双刃剑。表面上看，我们比以往任何时候都更容易学习新的技能，发现关于世界的真相，与他人分享知识，并把我们的工作做好。但我们都将从保持勤奋并尽我们所能阻止占据我们才智的信息流中受益——因为它不太可能很快放缓。