Trello + GTD 方法，实现生产力最大化

什么是“Getting Things Done”框架？  

“Getting Things Done”（通常简称为 GTD ）是一个流行且高效的工作与时间管理方法。它是由生产力顾问 David Allen 在 2001 年的一本畅销书中提出，已经拥有许多狂热的追随者。我自己是一名习惯性拖延症患者（始终存在关注和优先级排位的问题），我发现 GTD 令人异常惊叹，并与我如何工作息息相关。

Trello和 GTD 彼此竟能构成非常好的组合，你甚至怀疑自己不可能仅拥有其中一个而缺少另一个，就像豆浆与油条一样：这两种想法是彼此的完美互补。

如果你尚不了解 GTD ，我建议你阅读 Allen 的著作。我希望执行的 GTD 的核心部分在于，如何设立一个明确的法则，把我希望处理的所有任务清理出自己的脑海中，转而放在一个有条理的地方，避免自己分心，从而专注于执行任务。GTD 的术语称之为“收集”、“处理”和“组织”阶段。

在 Trello 中执行 GTD

GTD 本身就仅仅是展现在一本书中的各类想法。它实际上并不是一个软件或者任何实体东西。多年以来，我从未发现能够切实执行 GTD 的优秀系统。我尝试过 Notepad 、微软 OneNote 、Things 和许多其他软件工具，没有任何一个能够真正帮助我根据 GTD 系统工作。

直到有一天我遇到了  Trello！

我发现了如何能够通过 Trello 完美安排和推动我的 GTD 工作流，并从此依赖上了 Trello 。我认为 Trello 在“收集”、“处理”和“组织”阶段尤其能够发挥作用，所以我将详细介绍每个阶段，以及我是如何利用 Trello 完成这些阶段任务的。

我的 Trello GTD 看板

在“收件箱”中收集信息

这一步非常直接：一切的目的在于确保我能够捕捉到自己每天的想法。无论是我在通勤过程中想到的一个问题，我与员工之间的一次对话，还是一封来自客户的邮件，我需要确保我尽快将此记录下来，避免丢失。随着事情从我的脑海中转移到收件箱，我知道自己始终能够跟踪它们，并且日后自己有空处理和组织这些想法时，能够更进一步的审视它们。

我在 Trello 的“收件箱”栏中按照下列方式完成这项工作：

从“邮箱发送至看板”的功能使你能够为任何看板创建一个个性化的地址，每当这个邮箱收到任何邮件时，Trello 都能够在你的指定看板和清单中自动创建一个卡片。你可以随意增加任何信息或图片。

当我在地铁上或在食品店排队时，如果自己产生了一个好想法，我只需将邮件发送到自己的 Trello 看板，此时我的收件箱就收集了一个等待处理的看板。

许多这样的构思过程都是利用 Trello app 完成的。如果我有几分钟休息的时间，但却远离自己的办公桌，我依然可以使用看板，轻松创建一个卡片和笔记，或者移动事务。

处理信息

正如我在上一部分所说，收集想法的目的在于高效工作。我只想捕捉到问题的本质，使自己在日后的“处理”阶段拥有用于思考的足量信息。

正如 GTD 方法所描述的，在处理阶段，想法会依次通过收件箱的各个类目，判断是否需要做些事情，如果是的，应该做什么，什么时候做，以及由谁做。这个目的在于处理收件箱中的所有事务，仅剩下行动（由自己或他人完成），之后我便可以在“执行”时间完成这些任务。

处理阶段流程图如下图所示：

是否可执行？

收件箱中的一些事务是可以执行的（比如，“向员工发送邮件，宣布我们的四季度促销”）。一些则无法执行（比如推荐的书，采购回执单等）。此时，你便没有事情可“做”。

但是，首先要说的是，如果事情“不可执行”，我可以将它丢到垃圾箱（非常简单直接），或者将它加入到我的“参考资料”清单。在 Trello 中，我使用“ Archive ”按钮将无需继续跟进的卡片丢进垃圾箱，使用“参考资料”一栏处理自己日后或会跟进的事情。只需轻轻挪动，这本推荐的书就保存在了触手可及的位置。

比如当我在旅行或者做春日大扫除时，我会翻看自己的“参考资料”，寻找一些希望进一步探索的有趣事物。但是，日常生活中的大部分时间中，他们都无法凌乱的存储在我的脑海中，而是安全的位于一个无法使我分心的地方。

另一方面，如果事情是可执行的，接下来你就需要思考应采取怎样的行动，由谁执行，以及何时执行。

完成仅需一步？

有时可执行的事情仅需一步完成。或许花费的时间有长有短，但基本上这些事情仅需一步即可完成，无需规划或者与他人协调。“给客户 X 发邮件，感谢与他们的业务往来”，这便是一个很好的例子。

如果无法一步完成可执行的事情，那么 GTD 便将其视为“项目”。项目可大可小（比如“重组销售部门”或“规划自己的假期”）。

我创建了多个能够代表每个项目的卡片，卡片的标题描述了我希望实现的项目目标。以下是个例子：

我的项目卡片都位于“ Projects ”清单中。我喜欢使用其他带颜色标签的卡片在栏中创建副标题，从而帮助自己按照区域为项目分类（这么做能够帮助到我，因为我需要监管许多不同领域，每个领域都同时存在多个项目）。以下是我的 Projects 清单可能呈现的样子：

每周我都会浏览审查每个项目。我检查的关键事项为：

我是否依然需要该项目？如果已完成的话，我可以为卡片存档。

是否依然存在应执行的内容？如果没有，理清下一步行动，创建正确的行动卡片（在“ Action Items ”栏）。或者我是否在等待其他人（下面展示了我是如何备注的），我可以联系那个人，了解他们的进度，帮助推动项目。

完成任务需要超过 2 分钟？

接下来，我要评估可执行的任务，而这仅需要一步即可完成。下一个问题是，“完成任务是否需要超过 2 分钟的时间？”

如果答案是“否”，根据 GTD ，我需要立刻完成！接下来你就可以为卡片存档，继续下一项内容。以这种方式处理此类小事的感觉非常好，你从此无需继续考虑这些小事。对于诸如答复简单的询价、在线支付账单等事情而言，这种方法非常美妙。

如果答案是“是”，那么你需要指定人员与时间去完成这项任务。

是我的任务吗？

有时你的收件箱会出现一些实际上并不应由你完成的任务。比如，我或会收到“审查季度财务”的内容，但实际上仅有当财务团队整理季度财务并发送后，我才能采取行动。此时，下一项行动应该由财务团队而非我去完成。

如果任务应由其他人完成，我会创建一个“ Waiting For ”卡片，将它放在“ Waiting For ”清单中。我会在每一个“ Waiting For ”卡片中注明自己正在等待的人；当我每周查阅这些卡片时，就能够知道这个任务取决于谁，如果需要的话，我可以跟进卡片，查看状态。

制定日期和时间？

最后剩下的就是可执行的任务，这些任务非常简单，花费时间不超过 2 分钟。我需要知道的最后一件事情是，是否需要在特定的时间完成这项任务？

比如，“参加 6 月 17 日的董事会”，就是一个需要在特定时间完成的任务。需要注意的是：诸如“准备 6 月份的董事会演讲”不属于需要在特定时间完成的任务——你或需在特定的时间前完成（即召开董事会之前）——但只要在你的优先级范围内，在你可用的工作时间内，你什么时候完成这些任务都可以。

如果某项任务应在特定的时间内完成，那么与此有关的内容将不会出现在 Trello 中，而是在我的日历中。我会在每个工作日使用我的日历，帮助自己在正确的时间处于正确的状态。

另一方面，如果无需在特定的时间完成任务，那么它就属于一个 Action Item。在 GTD 术语中，它指的是你在完成“规划”后，在处于正确的“执行”情境下时，可以随时完成的任务。

我为这类任务使用了“ Action Items ”清单，其中包含了预先思考与规划的组块，使自己能够高效审查该清单，无需再做任何收集或处理工作。

为了使自己在创建任务清单时保持最佳效率，我会在卡片描述中说明自己所需的一切条件。如此一来，当我有一两个小时的闲暇时间时，我便可以审查这些任务，无需费时间跟踪文件，或提醒自己一些重要详情。比如，在任务清单中包含所需的条件后，这个清单可能是这个样子：

完成任务

当我阅读 Getting Things Done  时，我对其中的想法感到大为惊叹。但是，在使用 Trello 前，我发现自己挣扎于各类系统和软件之间，而且它们对我都毫不起作用。

如果你对 GTD 的想法感兴趣，但始终不知道如何执行，我鼓励你试试 Trello 。通过 Trello 执行 GTD 能够帮助我保持井井有条的状态，避免分心。我的方法或许并不能百分百适合你；或许你可以做些修改，找到一些非常适合于自己的特定流程或风格。

编译：杨薇