大家保险需求管理工具实践分享

作者介绍

杨眉，在保险行业从事多年的信息化项目管理工作，熟知敏捷开发、CMMI 等方法论。目前在大家保险集团规划及项目管理部负责需求管理及项目管理的工作，在管理工具方面有着丰富的经验，负责调研并建立需求管理及开发过程管理平台（Jira + Confluence)，并推广至集团及子公司全面应用，为公司在信息化项目管理方面带来了巨大的收益。

杨眉在 Atlassian 合作伙伴企业日活动上带来精彩分享，包括大家保险集团实施 Jira 和 Confluence 的经验，以及如何通过工具提高IT效率和跨部门协作，她还详细介绍了如何通过将 Jira 与集团内部的管理平台集成，提升和优化了项目管理流程，提高效率，改善用户体验和推动企业发展的宝贵经验。

项目背景及管理目标

在建设需求管理及开发过程管理平台的项目之初，需要制定一个从上到下的总体目标。当前，数字化转型已经成为银行业和保险业的重要战略目标。在2022年，银保监会发布的《关于银行业保险业数字化转型的指导意见》（二号文）中明确提出了加速数字经济建设以及全面推进数字化转型战略的要求。因此，银行和保险行业正在将数字化转型作为战略规划的核心目标。我司的未来三年战略规划中，已经明确标识出许多数字化转型的重要内容。

对于 IT 来说，不同部门之间高效协同、提高IT效能等等目标都是IT战略规划的重要部分。具体到 PMO 团队的职能，则将重点放在制定统一的管理原则、方法和流程，并推动敏捷转型。为了支持这些目标的实现，我们需要加强管理制度、团队和工具的建设。在此方面，我们发现 Jira 和 Confluence 这两个工具非常有益，是我们落实管理方法和实现项目目标的重要工具。

建设方案及实施路线

为建立项目的整体建设方案，我们首先需要识别当前的痛点，即：在开始做任何事情之前，必须先找到驱动力。在寻找痛点的过程中，我们发现：保险行业中，IT 的角色是为业务服务，因此 IT 所有的需求都来自业务。然而业务与 IT 之间的协作非常不足，例如业务方提出的需求不稳定、不清晰或随意性很高，业务人员可能随口提一需求就要求 IT 立即更改，或者最多只会发一封电子邮件。在真正进入开发之前，双方对需求内容、估算、工期等等重要因素都缺乏共识。这给 IT 对接人带来了很多困难，整个 IT 团队也经常不得不进行一些重复工作。这种低效率的前端需求管理是最先识别出的一大痛点。

另外，IT 研发资产的管理也备受关注。我司现有多少个系统？其中多少个业务的系统支撑着我们的业务运行？一位高层领导曾经问 IT 这个问题，但当时这个数字不够清晰确定。在对研发过程管理进行优化时，IT 的系统资产管理是一个重要的基础。只有在系统资产清晰的基础上，才能更清晰地梳理出在哪些系统上需要更多的资源投入。我们需要识别出支撑业务的系统，并确定在这些系统上需要投入多少的工作量，以便计算出 IT 的投入是否用在了最重要的事情上，这样计算出的投入产出比才真正具有意义。

还有，我司在 2017 年就已经启动了敏捷转型，也在多个团队进行了试点。在敏捷转型过程中，需要一个能够有效支持敏捷开发的管理工具。

基于以上的痛点和需求，我们必须对管理过程、管理工具进行一些优化和改造。例如，需要建立规范的需求管理制度，并配套基础设施，包括工具的选型和调整。

最终，项目建设方案目标制定如下：第一个目标是匹配当前需求管理人员的工作需求，解决需求管理的主要问题；第二个目标是解决需求执行效率的问题；第三个目标是支持敏捷开发流程；第四个目标是要完善需求资产库；第五个目标是收集数据以获取能进行 KPI 度量的数据。在实现这些目标的过程中，我们选择了 Jira 和 Confluence 作为我们的企业级需求管理平台。

Jira 和 Confluence 天然集成，很好的满足了我们对新企业级需求管理平台的定位。

这个项目落地之后，系统的优化工作仍持续了几年，这是一个长期的项目。系统在整个集团的应用经历了试用、推广和优化多个阶段。

2020年项目上线，系统在集团本级及养老险先试用。2021年，系统在寿险财险资管等子公司推广，最终实现全集团范围应用。系统的用户包括集团的研发中心，子公司 IT 部门，提出 IT 需求的业务部门的用户，以及一些外包人员。目前，我们的 Jira 和 Confluence 的用户数量已经达到了近 2000 个，为支持如此大量用户学习和使用这个系统，需要相当长期的的推广。此外，我们还需要替换之前的研发体系，并进行一些数据迁移等工作。因此，在项目落地的前两年，大量工作集中在培训用户、替换系统和应用支持方面。

在2022年和2023年，用户逐渐提出一些优化需求。优化需求主要包括工作流的优化，以及系统与当前开发工具链和管理工具的集成。通过系统间集成，可以将所有的开发过程数据打通，形成报表，并保证数据一致性。

今年的系统优化目标是使用户界面更加友好，并增加定制化报表，对度量指标进行优化，以及将敏捷开发提高到更高的层次。

实施案例分享

全新的需求管理维度和需求组织方式

在我司传统的工作模式里，需求确认的过程相对复杂，业务人员提交需求还需要经过比较严肃的审批流程。在转向敏捷开发的团队中，这种工作模式仍需要保留。业务人员不十分了解 IT，无法作为敏捷模式中的产品负责人带领IT交付业务价值。因此，在系统建设方案中，我们采取了将业务需求和 IT 需求拆分开来的方式，以便让不同角色的人员以不同的视角提交并处理需求。

从业务用户的视角出发，项目为业务需求建立了工作流，这些业务需求会经过审批后流转到实施状态。对于 IT 而言，业务提出的需求可能大大小小不一，IT 需要将其拆分为系统需求，有时一对一，有时一对多。这些系统需求也有可能分版本上线。这种需求的组织方式能够相对灵活地处理不同类型的需求。

在业务需求提出之后，IT 团队需要拆分出系统需求并进行开发，开发完成后进行发布。需求发布时，多个系统需求可能会形成一个发布任务，发布任务也会在 Jira 中进行管理。最终，系统从三个维度，即 IT 配置、业务和开发团队的视角对需求进行管理，建立了三个相互独立并可进行链接的工作流。每个角色的流程如下图示例。

对于以上的需求组织体系，用户反馈非常好。而且，由于需求流转过程中还设置了自动触发其他工作流的状态变更的功能，用户节省了很多手动操作的时间和工作量。如下系统图所示，在 Jira 中建立了一个非常清晰、结构化的需求体系，是本项目的一大特色。

Jira 系统上线后，业务用户提出了一个较高的要求，即希望能够在移动端进行审批。由于我司是一家金融企业，有许多信息不能放到外网上，包括 Jira 系统，这给实现移动端审批带来了很大的困难。这个问题最终的解决方案是，在DMZ 中设置了一个服务器，开发审批界面放在 DMZ 中，实现移动端进行审批功能，审批结果实时同步至本地服务器。这个功能显著提高了系统的用户友好性。

Jira 与我司研发过程涉及的系统都进行了集成。与 DevOps 集成发布平台的集成是最早实现的。当 DevOps 发版任务发生变更时，会自动更新 Jira 需求的状态，从而实现了发布自动化流程。

测试管理平台也是如此，当需求流转到一定阶段需要测试人员参与时，会自动在 Jira 需求平台创建任务，让测试人员知道有需求可以编写测试用例执行测试任务。如果测试人员测试过程中发现了缺陷就进行登记，那所有的信息和任务都会在 Jira 统一平台上进行关联和对接。

EPM 是我们的项目管理平台，我们在 Jira 上添加了 Tempo 插件，团队成员可以记录工时。在项目管理平台从项目的维度将工时的数据抽取出来，然后就可以统计我在这个项目上花了多少工作量，包括每个人、每天和每月的数据。 ITSM 是我们的运维服务平台，如果运维人员发现有些缺陷是需要改代码的，所有与代码相关的需要发版的都会同步到 Jira 的开发流中来。

如上图所示，Jira 需求平台与研发全生命周期平台整合在一起，使得项目团队成员能够更加高效地协同工作，及时发现和解决问题，提高开发效率和项目质量。同时，这也能够为企业节省时间和成本，提高项目交付的可靠性和稳定性，从而帮助企业更好地实现业务目标。

Jira 平台非常灵活，在插件市场有许多插件来扩展其功能。这些插件既包括免费的，也包括收费的。大家可以根据自己的需求选择合适的插件来提高工作效率。

项目成果

实际上，我认为这个项目很难使用数据量化来展示成果。如果用数据表现该项目的话主要是以下几个方面：

用户数量的增长。最初我们购买的是500用户的 Jira 和 Confluence 产品，一年之后增加至 2000 用户。事实上，如果不限制用户数，用户数量可能会更多。我们一直在控制这个2000用户的数量，即删除很少使用该平台的用户。如果不限制用户数，很快就会突破最高上线，这从侧面反映了大家对该平台的认可。

 需求数量增长，分类清晰。仅在去年一年，全集团提交了超过25000个任务。以前我们的需求管理中对需求类型的分类比较简单，现在在 Jira 中一共定义了10多个需求类型，而且为敏捷项目和瀑布项目类型的项目专门设计了两套需求的分类方式，并对每一种类型和工作流程都进行了详细的定制化处理。这些工作使得数据获取和分析更加便捷。

存量系统管理有序、清晰。在过去，我司大约有200多个存量系统。随着本项目的实施，已逐步梳理出400多个存量系统，并可基于存量系统维度生成各种需求报表。

项目上线后，我们使用了多种形式收集用户的反馈，有问卷调查，用户访谈，问题收集等等。对于本需求平台的价值，用户的反馈如下：

结语：大家保险基于Jira Software 搭建的需求平台在集团中起到了不可替代的关键作用。其灵活性和定制化功能使得项目管理变得高效且精确。通过与研发全生命周期平台的整合，Jira 提供了全方位的数据支持和可视化分析，为大家保险提供了深入了解项目状况和优化决策的能力。Jira 需求平台的优势为大家保险的未来发展铺就了坚实的基础，为实现更大的成功和创新提供了可靠的支持。